I problemi più comuni che si riscontrano nelle procedure

Redigere una buona procedura può non essere così semplice, soprattutto se cerchiamo di mettere nero su bianco un modo di procedere che non ci è chiarissimo.

Vediamo, dunque, insieme quali sono gli errori più comuni che si riscontrano nella preparazione di questa tipologia di documenti:

1. mancanza di conoscenze approfondite del processo che si deve descrivere - fatevi aiutare dal proprietario del processo e non abbiate paura di farvi spiegare tutto nel dettaglio perché è l'unico modo di formalizzare bene ciò che viene fatto. Ancora meglio: osservate in autonomia come viene svolto il lavoro e fate tutte le domande che ritenete opportune
2. il testo che state scrivendo è ampolloso, barocco e poco chiaro - rileggete e togliete tutto il superfluo. Scrivere una procedura in un buon italiano non significa complicare inutilmente le cose ma mantenere la stessa chiarezza ed essenzialità che utilizzate nello spiegare le cose a voce cercando, là dove è possibile, di farvi supportare da immagini, disegni, schemi, fotografie. Fate rileggere il testo a un collega che abbia una buona dimestichezza con la lingua e non conosca nel dettaglio il processo descritto e assicuratevi che sia chiaro anche per lui
3. le informazioni riportate nella procedura sono vaghe oppure si contraddicono - è ciò che capita quando voi per primi non avete le idee chiare. Si ritorna al punto 1
4. lo scopo della procedura non viene chiaramente indicato - è fondamentale che il lettore capisca perché il documento che sta leggendo è necessario. In caso contrario, probabilmente, non si prenderà la briga di dargli neppure una scorsa veloce
5. si utilizza una terminologia tecnica e specifica che potrebbe non essere chiara - ricordate che le procedure verranno lette anche dai neoassunti, assicuratevi dunque che ogni termine tecnico venga accuratamente spiegato in un'apposita legenda
6. le responsabilità non sono specificate - questo è un altro problema che, solitamente, è dovuto al fatto che chi scrive il documento non conosce bene il processo. Assicuratevi di avere ben chiari in testa i compiti dei singoli attori e specificateli al meglio nella procedura
7. i riferimenti inseriti nel documento sono sbagliati - questo capita soprattutto quando si aggiorna una parte del sistema documentale e ci si dimentica di aggiornare anche tutti i documenti che si relazionano con questo cambiamento. Fatevi una lista di tutti i riferimenti inseriti in ogni procedura (ad esempio i numeri identificativi dei documenti citati, i riferimenti normativi, i riferimenti all'organigramma, ecc.) in modo che sia più facile aggiornarli e tenerli sotto controllo
8. il mio documento va bene? Il controllo finale che potete fare sulla procedura che avete appena terminato di scrivere è questo: immaginate di utilizzarla per formare una persona appena assunta senza aggiungere a voce nessuna informazione in più e limitandovi a citare ciò che è scritto nel documento. Manca qualcosa? Una parte del contenuto potrebbe essere spiegata meglio?

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